「あのファイル、どこ行った？」を防ぐ、データファイルの命名ルール

あなたは、ExcelやWord、Googleドキュメントやスプレッドシートなど、文書やデータをファイルで管理していますか。
たいていの方は、いくつかのデータファイルを持ち、管理しているかと思います。

今から30年前、職場や家庭でパソコンが当たり前のように使われていなかった頃。
データを管理する手法は、ノートに代表されるアナログツールに頼っていました。

その頃にくらべると、今は大量のデータを正確に保持できる良い時代になりました。
とはいえ、現代は昔とはまた違った問題が発生しています。

中でも代表的なものといえば、ファイルが迷子になる問題です。

確かにファイルを作った記憶はある、でも見つからない・・・

今までにあなたが作成した文書やデータのファイルは、何個ありますか。
きっと「考えたこともない」となったかと思います。

私もあなたと同じで、過去に作成したファイルがいくつあるかなんて、想像もつきません。
Windows95が発売される前からIT業界にいたので、相当な数なのは間違いないことだけは分かります。

ですので、当然「あのファイル、どこ行った？」問題を抱えている・・・

かと思えば、実はそうではありません。

新卒で入社したIT企業で、上司から徹底的に仕込まれたことがいくつかあります。
そのうちのひとつが、今回のテーマである「データファイルの命名ルール」
報連相やお茶の出し方といった社会人の「イロハ」と合わせて、今でも最も活用できている教えのひとつがこれです。

少し前まで持っていた事業の中にデータファイルを扱う業務があり、その際に顧客やスタッフに何度も伝授してきたのが、データファイルの命名ルール。
その中でも「最初は、ここから始める」を3つ選んで、解説していきます。

この3つさえ守れば、データファイルの迷子は9割防げる

というわけで、さっそくファイルの命名ルールを説明していくわけですが。
その前に、まずは作ったファイルを保存している場所を理解しましょう。

パソコン内ならエクスプローラー、Google系ならGoogleドライブ、Microsoft系ならOneDriveです。

この部分が「？」になった方は、一旦読むのをやめて、エクスプローラーやGoogleドライブ、OneDriveの基礎的な情報について、AIに質問することをおすすめします。

では、ここから先は、ファイルの命名ルールの話です。

「260617-10-MDC原稿.docx」という名前の、ワードで作成したファイルを例にして解説していきます。
このファイルの内容は、2026年6月17日に作成した、このブログに投稿する記事の原稿（第1稿）です。

データファイル命名ルール・その1：作成日を入れる

これ、作成日ではなく、作ったファイルを使用する日にしている方もいます。
私の場合は、いつ使うかがまだ決まっていないケースが多いので、作成日にしています。

「260617-10-MDC原稿.docx」のうち「260617」が作成日の部分です。

人間の記憶はとてもあやふやで、データファイルの名前だけだと目的のファイルにたどり着けないケースが多発します。

検索機能もありますが、正しくは「MDC」なのに「MCD」で検索しても、お目当てのファイルには絶対にたどり着けません。
この弱点が、検索機能の限界と言えます。

その点、作成した日は意外と覚えているものです。
「作ったのは17日だった」までハッキリ記憶していなくても、「確か先週だったはず」くらいなら頭の片隅に入っていたりしませんか？

先週のどこかだというヒントがあれば、あとは先週の日付が入ったデータファイルのうち、候補のファイルを開けていけば発見できる可能性が高いです。

データファイル命名ルール・その2：数字で並び順を制御する

先ほど

「260617-10-MDC原稿.docx」という名前の、ワードで作成したファイル

というデータファイルの名前を提示した際、最も疑問を呼んだのは「10」の部分だったでしょう。

この「10」は、非常に重要です。

同じ日付で、似たような内容のデータファイルを複数、作成する時ってありますよね。

ブログ記事だと

• 書き終えた直後
• 後から読み返して書き換えた
• どう書くか迷ったので、比較するために一文だけ違う

と、際限なく原稿が増殖します。

お仕事でプレゼン資料を作ったことがある方なら、ピンとくるはずです。

そこで活躍するのが、ファイルに番号を振っておくことです。

と、番号だけが違うデータファイルを複数保持しておくことで、変更履歴を管理できます。
さらに、「やっぱり、前のバージョンに戻そう」となった場合にも、一瞬で作業完了です。

データファイル命名ルール・その3：略語の活用で、ファイル名を短く

最後は、データの中身に関する命名ルールです。

ファイル名がまるで文章になっている方を、時折見かけます。
絶対にNGというわけではないですが、データファイルの名前は一覧形式にすると途中までしか見えません。

つまり、分かりやすく名前をつけたつもりが、見えていないので役に立っていない。
という状況が発生していると言えます。

そこでルールの3番目として取り入れたいのが、「名前は短く」です。

例に挙げているファイル名の「MDC原稿」部分が、中身を示しています。
「MDC＝マインドコード・ドットコム」を事前に決めておくことで、ぱっと見てすぐ「MDCはブログのことなのだ」が分かります。

データファイルの名前ひとつで、業務の効率は飛躍的に向上する

今日はいつもとかなり趣旨を変えて、ビジネスシーンで役に立つ情報を書いてみました。

「急にどうしたの？」だったかもしれませんが、事業における私のホームグラウンドは、実はこの付近でした。
以前はこういう実務寄りのTipsも仕事の中で扱っていたので、あまり表には出していませんでした。

でも今は、それを売り物にしているわけではありません。
だからこそ、こうして普通に書けるようになりました。
（得意でも、好きでもないですが）

まだまだ書けることはあるので、折を見て少しずつ記事を増やしていきます。
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